Polityka Prywatności

1. Wstęp

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia zasady gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników korzystających z serwisu internetowego PolishOutdoorLiving, dostępnego pod adresem https://polishoutdoorliving.com. Dokument ma na celu zapewnienie pełnej przejrzystości działań związanych z danymi osobowymi oraz spełnienie wymogów przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności rozporządzenia RODO.

Polityka ma zastosowanie do wszystkich użytkowników odwiedzających stronę, w tym osób składających zapytania ofertowe, dokonujących rezerwacji konsultacji, korzystających z formularza kontaktowego lub innych funkcjonalności dostępnych w ramach serwisu.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu jest:

PolishOutdoorLiving Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 10
00-000 Warszawa
NIP: 0000000000
REGON: 000000000

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw użytkowników można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem:

• poczty elektronicznej: [email protected],
• formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt,
• korespondencji tradycyjnej na adres siedziby z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

Administrator wyznacza osobę odpowiedzialną za nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych, która wspiera obsługę zapytań, skarg i wniosków użytkowników.

3. Zakres i cel przetwarzania danych

Zakres zbieranych danych osobowych jest uzależniony od sposobu korzystania z serwisu PolishOutdoorLiving oraz wybranych funkcjonalności. Dane mogą być przetwarzane w szczególności w następujących celach:

3.1. Formularze kontaktowe

Podczas korzystania z formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt prosimy o podanie m.in. imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu oraz treści zapytania. Dane te są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie,
• przedstawienia dopasowanej oferty usług (tarasy, pergole, rozwiązania zewnętrzne dla domów i firm),
• prowadzenia korespondencji dotyczącej potencjalnej lub istniejącej współpracy.

3.2. Rezerwacje konsultacji i zapytania ofertowe

W ramach funkcjonalności umożliwiających rezerwację konsultacji lub złożenie zapytania ofertowego możemy przetwarzać dodatkowo informacje dotyczące preferowanego terminu kontaktu, lokalizacji inwestycji, rodzaju planowanej realizacji oraz budżetu. Dane te wykorzystujemy w celu:

• organizacji spotkania lub konsultacji online/offline,
• przygotowania wstępnej wyceny usług i propozycji rozwiązań,
• realizacji działań przed zawarciem umowy na życzenie użytkownika.

3.3. Obsługa relacji z klientami i marketing usług

Jeżeli użytkownik wyrazi odrębną, dobrowolną zgodę, dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu) mogą być wykorzystywane do:

• przesyłania informacji o nowych usługach, promocjach lub treściach publikowanych w sekcji Insights,
• zapraszania do udziału w wydarzeniach, konsultacjach lub akcjach specjalnych związanych z ofertą PolishOutdoorLiving.

3.4. Dane techniczne i statystyczne

Podczas korzystania z serwisu mogą być automatycznie zbierane dane techniczne, takie jak: adres IP, typ i wersja przeglądarki, ustawienia językowe, system operacyjny, identyfikatory urządzenia, a także dane dotyczące aktywności na stronie (odwiedzane podstrony, czas wizyty, kliknięcia). Dane te służą:

• zapewnieniu prawidłowego wyświetlania strony i jej funkcjonalności,
• analizie ruchu oraz optymalizacji serwisu pod kątem ergonomii i wydajności,
• zapewnieniu bezpieczeństwa, w tym wykrywaniu nadużyć i prób nieautoryzowanego dostępu.

4. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych przez PolishOutdoorLiving odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
• ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne.

W zależności od celu, dane osobowe przetwarzamy na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy (np. przygotowanie oferty, rezerwacja konsultacji, realizacja zlecenia),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionego interesu Administratora (m.in. prowadzenie korespondencji z klientami, dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, analiza ruchu na stronie),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolnej zgody użytkownika (np. na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną, wykorzystanie plików cookies w celach analitycznych i marketingowych, jeśli wymagają zgody),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. przechowywanie dokumentacji księgowej).

5. Udostępnianie danych podmiotom trzecim

Dane osobowe użytkowników mogą być przekazywane wyłącznie uprawnionym odbiorcom i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów przetwarzania. Administrator może przekazywać dane w szczególności następującym kategoriom podmiotów:

• partnerom technologicznym odpowiedzialnym za utrzymanie i rozwój serwisu internetowego (dostawcy hostingu, systemów rezerwacyjnych, narzędzi analitycznych),
• dostawcom usług IT, w tym dostawcom narzędzi komunikacyjnych wykorzystywanych do obsługi zapytań i rezerwacji,
• biurom księgowym oraz kancelariom prawnym wspierającym Administratora w wypełnianiu obowiązków prawnych i dochodzeniu roszczeń,
• podwykonawcom realizującym usługi w imieniu PolishOutdoorLiving (np. ekipy montażowe, projektanci), w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia.

W przypadku przekazywania danych podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora, współpraca opiera się na stosownych umowach powierzenia przetwarzania danych osobowych, zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności.

Dane mogą być przekazywane organom publicznym i instytucjom państwowym jedynie wtedy, gdy taki obowiązek wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Co do zasady dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli jednak w przyszłości zaistnieje potrzeba takiego przekazania, nastąpi ono wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

6. Prawa użytkowników

W związku z przetwarzaniem danych osobowych użytkownikom przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, oraz dostępu do ich treści,
• prawo do sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do usunięcia danych – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie ma podstaw do dalszego przetwarzania,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – wstrzymania operacji na danych w określonych sytuacjach (np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu),
• prawo do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem,
• prawo wniesienia skargi – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli użytkownik uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa.

W celu realizacji wymienionych praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem w sposób opisany w sekcji Kontakt w sprawach prywatności. Administrator dokłada starań, aby rozpatrywać wnioski niezwłocznie, nie później niż w terminach wynikających z RODO.

7. Zabezpieczenia i przechowywanie danych

Administrator stosuje odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, mające na celu ochronę danych osobowych użytkowników przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. W szczególności stosowane są:

• szyfrowanie połączeń z wykorzystaniem protokołu SSL/TLS (https),
• regularne aktualizacje oprogramowania serwera i komponentów serwisu,
• polityki dostępu ograniczające dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
• kopie zapasowe wykonywane w sposób bezpieczny i cykliczny,
• monitorowanie bezpieczeństwa i reagowanie na potencjalne incydenty.

Okres przechowywania danych jest uzależniony od celu ich przetwarzania i wynika z przepisów prawa lub uzasadnionego interesu Administratora. W szczególności:

• dane związane z zapytaniami i rezerwacjami konsultacji przechowujemy przez czas niezbędny do obsługi zapytania oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń,
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. cele marketingowe) przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu,
• dokumentacja księgowa zawierająca dane osobowe przechowywana jest przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.

Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

8. Ciasteczka (Cookies)

Serwis PolishOutdoorLiving wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, aby zapewnić prawidłowe działanie strony, dostosować jej funkcjonalność do preferencji użytkowników oraz prowadzić statystyki odwiedzin. Plik cookies to niewielki plik tekstowy zapisywany na urządzeniu końcowym użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie).

8.1. Rodzaje wykorzystywanych plików cookies

• cookies niezbędne – umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie serwisu, w tym nawigację, zapis wybranych ustawień oraz obsługę formularzy (nie mogą być wyłączone, gdyż uniemożliwiłoby to korzystanie z podstawowych funkcji strony),
• cookies funkcjonalne – ułatwiają korzystanie z serwisu, pozwalając np. zapamiętać wybrane preferencje użytkownika,
• cookies analityczne i statystyczne – pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu, dzięki czemu możemy go ulepszać pod kątem ergonomii i treści,
• cookies marketingowe – mogą być wykorzystywane w celu wyświetlania spersonalizowanych treści lub mierzenia skuteczności kampanii marketingowych, jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę.

8.2. Zarządzanie zgodą na cookies

Przy pierwszej wizycie w serwisie użytkownikowi prezentowany jest baner informujący o wykorzystywaniu plików cookies, umożliwiający wyrażenie zgody na poszczególne kategorie cookies lub dokonanie szczegółowych wyborów. Ustawienia te mogą być w każdej chwili zmienione.

Użytkownik może także zarządzać plikami cookies z poziomu swojej przeglądarki internetowej, w tym usuwać zapisane cookies lub blokować ich zapisywanie. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

Szczegółowe informacje na temat wykorzystywania cookies oraz dostępnych opcji znajdują się w dokumencie Polityka Cookies.

9. Zmiany w polityce prywatności

Polityka Prywatności może podlegać okresowym aktualizacjom, w szczególności w przypadku:

• zmiany obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych lub świadczenia usług drogą elektroniczną,
• rozszerzenia oferty PolishOutdoorLiving o nowe usługi, funkcjonalności lub kanały komunikacji,
• wprowadzenia nowych technologii mających wpływ na sposób przetwarzania danych.

O istotnych zmianach w treści Polityki Prywatności będziemy informować użytkowników poprzez odpowiedni komunikat na stronie, a w razie potrzeby także poprzez wiadomość e-mail (jeżeli posiadamy aktualne dane kontaktowe). Każdorazowo zastosowanie ma aktualna wersja dokumentu, dostępna pod adresem https://polishoutdoorliving.com/privacy-policy/.

10. Kontakt w sprawach prywatności

W przypadku pytań, wątpliwości lub zastrzeżeń dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz postanowień niniejszej Polityki Prywatności, użytkownik może skontaktować się z Administratorem, korzystając z jednej z poniższych ścieżek:

• formularz dostępny w sekcji Kontakt,
• e-mail: [email protected],
• adres korespondencyjny: PolishOutdoorLiving Sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

Administrator dokłada wszelkich starań, aby zgłoszenia dotyczące prywatności były rozpatrywane rzetelnie, terminowo i z poszanowaniem praw użytkowników oraz zasad poufności.